Cómo delegar cada vez más, en una organización más coordinada y donde cada equipo conoce sus objetivos

Toda empresa tiene una historia. Generalmente comienza con una idea, un plan inicial y con mucha incertidumbre por delante. Si esa idea, ese plan y los socios son lo suficientemente buenos, las empresas suelen crecer y prosperar hasta convertirse en organizaciones con una propuesta de valor sólida, con un nivel de ventas estable, con una plantilla válida de empleados y con clientes satisfechos. 

Sin embargo, a medida que se alcanza un determinado nivel de éxito, los problemas y los retos se multiplican. El día a día es frenético, los retos y urgencias se acumulan y llega un punto en el que los socios o managers que llevaron a la empresa a ese primer estado de éxito son incapaces de abordar todas las decisiones clave de negocio a tiempo. Este tipo de situación es muy frecuente dentro de las empresas, generando cuellos de botella en múltiples áreas de negocio, generando frustración, limitando el crecimiento de la empresa y desencadenando otros costes ocultos relevantes como la pérdida de nuevas oportunidades de negocio.

Muchos socios y managers suelen prolongar este tipo de situaciones confiando en que la situación mejorará, pero la realidad es que el día tiene un número limitado de horas e ignorar el problema solamente acaba agravándolo. Si como socio o manager has alcanzado este punto, entonces tu empresa está preparada para afrontar el siguiente paso de crecimiento: delegar. Y no solamente para delegar trabajos sencillos, como probablemente ya estará ocurriendo, sino para pasar el siguiente nivel: delegar responsabilidades intermedias y acciones clave de negocio.

Pero, ¿cómo comenzar a delegar acciones clave de tu negocio con confianza y hacerlo con la seguridad de que se llevarán a cabo en línea con tus estándares de calidad? La respuesta pasa por clarificar de forma acertada los procesos que se están delegando y, tras ello, designar responsables y establecer indicadores que te permitan monitorizar resultados y defender la calidad del proceso de forma externa. Realizar estas acciones no solamente te permitirá delegar con garantías y ganar tiempo disponible, sino que, además, servirá para empoderar a tus empleados e impulsar los resultados para tu organización. 

‍

Clarificar los procesos a delegar

El primer paso para poder delegar procesos consiste en acotar y documentar los procesos que serán delegados, describiendo el procedimiento a realizar, su propósito, cuestiones clave a conocer y qué se espera en términos de calidad y productividad. La documentación del proceso deberá incorporar también un listado de conocimientos y aptitudes necesarias para realizarlo solventemente, el cual ayudará posteriormente a seleccionar los perfiles óptimos para realizarlo. Por último, el proceso puede ser reforzado por un diagrama de flujo visual, un algoritmo que facilite la comprensión del proceso y la toma de decisiones mientras se realiza. 

Clarificar un proceso es vital para que la persona o personas en quien lo deleguemos sepan exactamente lo que deben hacer, cómo deben hacerlo y qué es lo que se espera de ellas. Adicionalmente, dicha información nos será muy útil en el futuro, permitiendo un traspaso ágil del proceso a otro perfil cuando se requieran nuevos movimientos internos o la persona encargada abandone nuestra organización.

Desde Windlass Consulting orientamos para que puedas clarificar tus responsabilidades a delegar de la forma más óptima, ayudándote además a introducir mejoras en esos procesos que se traduzcan en una mayor calidad y una reducción de tus costes. Para más información sobre nuestro servicios de mejora de procesos hac clic aquí, o contáctanos y agendaremos una reunión gratuita para pre-evaluar tu caso.

‍

Designar responsables y establecer objetivos de equipo 

Tras clarificar los procesos a delegar, el siguiente paso es evaluar qué perfiles encajan con las competencias necesarias para dicho proceso y designar responsables. A menudo un proceso podrá ser delegado en múltiples personas, pero para garantizar resultados la responsabilidad deberá recaer en una única persona, un líder del proceso.

Tras seleccionar a la persona más indicada y a su equipo (si procede), el siguiente paso será comunicar la decisión y establecer objetivos y KPIs que permitan monitorizar resultados y garantizar que se cumplen tus estándares de calidad del proceso. Delegar responsabilidades clave de negocio es una forma muy potente de mandar un mensaje de hacia tus equipos y la organización. Las estadísticas demuestran que establecer objetivos no solamente potenciará la motivación de tus empleados y su vinculación la organización, sino que además contribuirá a aumentar el optimismo y el rendimiento de los nuevos equipos. Tras acordar los objetivos el siguiente paso es comenzar, tutelando los procesos durante las primeras semanas y, tras ello, limitándonos a responder cualquier duda que tengan los equipos. Tras un periodo relativamente corto tu intervención ya no será necesaria, habrás ganado un valioso intervalo de tiempo semanal a invertir como prefieras y, únicamente, quedará realizar un seguimiento a los KPIs cada cierto tiempo para intervenir si alguno de ellos se desvía.

Desde Windlass Consulting te asesoramos en este proceso, ayudándote a designar responsables y equipos, a establecer objetivos óptimos y a diseñar los KPIs que te permitirán dar seguimiento al proceso y a su calidad de forma externa. Haz clic aquí para contactarnos y agendaremos una reunión gratuita para pre-evaluar tu caso.

Por último, si además de delegar procesos buscas incrementar el nivel de alineación y coordinación entre los distintos equipos, para que todos remen en la misma dirección, te sugerimos leer también el siguiente Insight.